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工程训练中心文档资料管理办法

工程训练中心文档资料管理办法

(试行)

       为加强工程训练中心各类档案管理的规范性,特制定本办法。适用范围:工程训练中心的全部文书档案、教学档案、工程档案和设备档案。

第一条 档案的立卷归档

1、非教学档案的立卷

(1)立卷范围:中心业务活动中的收文及批办过程中的批办材料;以中心名义发出的文件(定稿、存本、附件);各种会议文件及会议记录;中心内部管理类文件(日常工作中形成的计划、总结、统计报表、规章制度等);中心内部形成的除教学方面之外的其它请示、报告、批复;在工作过程中形成的照片、录音带、录像带、计算机软盘及光盘、工具类书籍;中心领导或部门领导外出参观学习等活动带回的文字、声像、科技资料。

(2)原则上文档原件应交办公室档案室存档,如特殊情况下有关部门须保留档案原件时,办公室档案室应保存复印件,并在复印件上注明原件存放处。

2、教学档案的立卷

(1)立卷范围:与教学相关的具有现实和长远保存价值的各类教学文件资料(教学计划、教学大纲、教材及参考资料、学生成绩、各类教学检查、与教学相关的各种声音影像资料等)。

(2)相关教学部门派专人负责教学档案的整理、立卷、归档工作,归档文件资料必须完整、准确,经相关部门系统整理、编目后由教学负责人审查后交办公室归档。

(3)每学期教学结束后,由相关教学部门负责人将相应的教学资料汇总到各实训部,由主管主任审核验收后移交到办公室存档。

第二条  档案的保管

1、凡中心在各类教学、经营活动中形成的具有保存价值的文件资料,均应由各相应部门进行收集、整理、立卷并可备份,原件统一交到中心办公室归档(注明备份件存放处),其它部门和个人不得擅自留存。

2、凡属立卷归档的文件资料,必须为原件,书写格式必须符合要求,书写工具须为钢笔或黑色碳素笔,且应保证其完整、齐全、分类清楚。

3、档案管理实行一月一整理制度,所有归档文件均应为已完成文件。

4、应定期对本中心全部档案的保管及借阅登记状况进行核查,如发现问题,应及时向上级主管领导汇报,以便及时采取措施确保档案的安全。

5、对破损和变质的档案及时进行复制和修补。

第三条  档案的借阅

1、借阅档案时需填写《借阅登记表》,并不得将档案带离所在办公室。

2、经领导批准后档案被借出时,档案管理人员应在该档案的位置上,放一张代替卡,卡上应标明档案卷号、借阅时间、借阅单位、借阅人姓名,以便按时催还,防止档案丢失。

3、秘密档案的借阅应由行政办公室主任在借阅登记表中签字认可;机密档案由档案管理有权部门主管主任签字认可;。

4、保密性档案原则上不得摘抄或复印,如确实需要时,应由档案管理有权部门最高负责人在借阅登记表中签字认可。

5、借阅档案的部门和个人,必须妥善保管档案资料,不得将其拆散,或进行涂改、勾划、折叠、抽页等损坏性行为,也不得转借他人使用。

6、借阅人归还档案时必须经档案管理人认真检查后方可进行销号。

第四条  档案的销毁

档案销毁由办公室报请中心主任批准后实行,并须由中心指派专人进行监督。

 

 

 

 

 

 

2015年9月1日

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